Viele neue Druckermodelle sind mit einer Scan to E-Mail Funktion ausgestattet und bieten damit ein schnelles und einfaches System zum Verschicken von eingescannten Dokumenten. Vorteil bei dieser Variante ist: Es muss kein PC oder Laptop an den Drucker angeschlossen werden.

Die Scan to E-Mail Funktion nimmt die Dokumente auf und versendet sie direkt weiter. Ermöglicht wird dieser Dienst durch den freien Webservice der jeweiligen Druckerhersteller. HP war hier in der Vorreiterrolle und hat mit seinem HP ePrint den Dienst salonfähig gemacht. Bevor die Funktion in vollem Umfang genutzt werden kann, muss zunächst der Webdienst des Druckers konfiguriert und eingerichtet werden. Dann steht die Funktion direkt über das Display zur Verfügung, ohne nötigen Laptop oder PC. Die Vorgehensweise, nachdem die Funktion eingerichtet ist, kann als denkbar einfach bezeichnet werden. Hierfür das gewünschte Dokument wie bisher gewohnt einscannen und vorher das jeweilige Ziel auswählen. Der Scanvorgang beginnt bei den meisten Modellen automatisch, sobald E-Mail als Ziel festgelegt wurde. Nach dem Scannen ist die Adresse des Empfängers auf dem Display einzugeben. Natürlich bieten Drucker mit Touch-Display einen enormen Vorteil.

Nun noch das Senden bestätigen und schon können Dokumente automatisch mit nur einem Scan verschickt werden. Die Scan to E-Mail Funktion ist jedoch nicht nur für einen schnelleren Büroalltag geeignet. Geräte im Home-Office werden dafür benutzt, um Dokumente schnell und einfach auf Smartphones oder Tablets zu bekommen. Auf ähnliche Weise funktioniert auch der Druck via Smartphone. Hierbei sendet man das Dokument direkt an den Drucker, der auch ohne Treiberinstallation und PC mit seinem Druckvorgang beginnt.

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