Schnell entstehen durch falsche Druckeinstellungen und überflüssige Ausdrucke unnötige Druckkosten. Die Kosten, die durch einen Drucker verursacht werden, können durch kleine Tricks und Tools deutlich reduziert werden. Ein Unternehmen wendet durchschnittlich drei Prozent des Umsatzes für Druckkosten auf. Nach einer Umfrage des Marktforschers IDC fallen auf einen Büromitarbeiter pro Jahr rund 10.000 gedruckte Seiten.
Je nach Gerät schlägt eine DIN A4-Textseite mit ein bis vier Cent zu Buche. Deutlich teurer sind Farbdrucke. Für eine Seite auf Inkjet-Spezialpapier muss mit Kosten zwischen 20 und 60 Cent kalkuliert werden. In Abhängigkeit der Unternehmensgröße können rasch jährliche Aufwendungen von mehreren hundert oder auch tausend Euro entstehen. 31 Prozent der Druckkosten können allein durch die Wahl der Schriftart gespart werden. Im Vergleich zu Arial sind Ausdrucke mit Century Gothic um 31 Prozent günstiger.
Um die Druckkosten zu senken, sollte der Sparmodus im Drucker aktiviert werden. Durch ihn werden pro Buchstabe weniger Punkte gedruckt. Damit wird auch deutlich weniger Tinte aufs Papier aufgetragen. Bei jedem Ausdruck muss der Sparmodus neu aktiviert werden. Um dies zu vermeiden, muss der Drucker auf dem PC ein zweites Mal installiert werden. Wichtig ist, dass als Standardeinstellung der Sparmodus gewählt wird. In Abhängigkeit von der Qualitätsanforderung ist es empfehlenswert den Sparmodus-Drucker als Standarddrucker festzulegen. Durch beidseitigen Druck kann auch beim Papierverbrauch gespart werden.
Es gibt mittlerweile mehrere Geräte, bei denen eine automatische Duplex-Funktion vorhanden ist. Beim Ausdruck von Bildern und Grafiken sollten reine Graustufen vermieden werden, da bei ihnen im Druckmodus alle Farbtöne überlagert werden.

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