Netzwerkfähige Multifunktionsgeräte bieten enorme Vorteile bei der Bewältigung von Arbeitsprozessen. Dennoch stellen sie auch ein Sicherheitsrisiko dar. Um Drucker und Co. sicher zu machen, bedarf es der Beachtung einiger Schwerpunkte:

In den meisten Fällen erhalten Kunden vom Werk Netzwerkkonfigurationen, die das Gerät sicher machen vor Angriffe von außerhalb. Dadurch ist zwar der Zugriff über Netzwerke sicher, allerdings nicht über das Bedienfeld am Gerät selbst. Daher ist eine Zugriffskontrollliste enthalten, über diese man festlegen kann, wer Zugriff auf den Drucker oder das Multifunktionsgerät erhält. Das muss während der Installation erfolgen. IP-Adressen und IP-Bereiche geben an, wem der Zugriff gestattet ist. Eine Aufspaltung in mehrere Optionen, die den jeweiligen Personen zugeordnet werden, ist auch möglich. So lässt sich zum Beispiel bestimmen, wer den Farbdruck nutzen kann und wer nicht.

Ein weiterer Schritt zu mehr Sicherheit liegt in der Deaktivierung von Protokollen. Vom Werk eingestellt sind meist FTP, IPP und andere Protokolle. Das ist bequem, aber nicht immer nötig. Daher bietet es sich an, die überflüssigen Protokolle zu deaktivieren. Manche Hersteller bieten ein Basis-Set an, das sie installieren und auf Wunsch abändern.
Neben den Protokollen ist eine sichere Verwaltung auf mehreren Ebenen nötig. Bei der Nutzung von Verwaltungstools muss daher darauf geachtet werden, dass eine Verschlüsselung zwischen dem Gerät und der Software besteht. SNMP ist hier ein gängiges Tool. Vom Werk ist oftmals eine Aktivierung aller gängigen Versionen üblich. Daher muss der Nutzer auch hier eine Selektion vornehmen, die seinen Anforderungen entspricht. Auch Festplatten benötigen eine Verschlüsselung. Geräte, die nach einer gewissen Nutzungszeit wieder an den Hersteller oder Anbieter gehen, sollten von persönlichen oder betriebsinternen Daten gereinigt werden.

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